行政与团队助理
岗位摘要
为 Managing Director 提供支持；提供主动的行政与协调支持；管理跨地区、跨时区的日程与会议安排；作为可信赖的联系窗口，以专业且谨慎的态度处理往来事务；组织会议后勤事宜，包括会议室、视听/IT 支持、茶歇及议程
岗位职责
- 为 Managing Director 提供支持
- 提供主动的行政与协调支持
- 管理跨地区、跨时区的日程与会议安排
- 作为可信赖的联系窗口，以专业且谨慎的态度处理往来事务
- 组织会议后勤事宜，包括会议室、视听/IT 支持、茶歇及议程
- 协助准备会议材料，并按要求跟进后续行动
- 在需要时为关键利益相关者创建采购订单（PO）
- 更广泛的业务支持
- 接待并协调外部客户与访客
- 与人力资源部及各经理协作支持新员工入职，确保顺畅的入职体验
- 与人力资源部合作组织和预订公司培训
- 协助准备和排版演示文稿、文档、报告以及公司外出活动
- 管理邮件分发列表
- 为高级管理团队安排国内外差旅，包括必要时的签证办理
- 制定清晰、详尽的差旅行程
- 高效管理差旅预订与费用报销
- 办公室与活动支持
- 按需支持办公室日常管理工作
- 确保办公空间整洁并符合使用需求，包括办公用品管理
- 协助内部及外部活动的规划与执行
- 为营造积极且井然有序的工作环境贡献力量
任职要求
- 有在快节奏环境中支持多个利益相关者的经验
- 具备跨多个时区的出色日程管理能力
- 主动、有条理，能够预判利益相关者的需求
- 能够自信地独立工作并处理多项相互冲突的优先事项
- 在复杂情境中具备良好的判断力与决策力
- 在压力下保持冷静且高度有条理
- 善于与人相处，能与高级利益相关者及客户自信沟通
- 乐于亲力亲为，愿意同时支持高管及办公室两方面的需求
- 渴望学习、成长并培养新技能
- 有类似岗位经验，如团队助理、私人助理（PA）或办公室经理
- 熟悉计算机操作，精通 Microsoft 各类办公软件
- 具备较高的数字、文字能力及解决问题的能力
- 在提供行政支持时能够展现敏锐、得体与圆融
- 为什么 Dentsu Sports International 是实现这一切的理想之地
- DSI 是一家全球整合型代理公司，帮助品牌与版权方以粉丝的速度前行
- 20 多年来，我们在体育与娱乐领域持续点燃热爱，并不断创新激活方式
- 我们为一些全球最大的品牌以及正在崛起的强势品牌制定、创建并推动合作伙伴关系
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- 我们是一个由 MKTG Sports & Entertainment、Dentsu Sports Analytics 和 Dentsu Sports 组成的全球体育网络