行政业务伙伴-12个月固定期限合同
岗位摘要
战略性地主动管理跨多个时区和不同办公地点的复杂且不断变化的会议、电话会议和面试预约日程；支持运营任务和流程，提出持续改进建议以提高效率；整理并跟踪行动事项和交付成果；提供会议支持，包括分发议程、记录笔记并确保行动事项得到跟进和完成，确保每次会议都有明确的角色、议程和简报文档
岗位职责
- 战略性地主动管理跨多个时区和不同办公地点的复杂且不断变化的会议、电话会议和面试预约日程
- 支持运营任务和流程，提出持续改进建议以提高效率
- 整理并跟踪行动事项和交付成果
- 提供会议支持，包括分发议程、记录笔记并确保行动事项得到跟进和完成，确保每次会议都有明确的角色、议程和简报文档
- 与每位领导建立紧密的工作关系，前瞻思考、处理优先事项、预见需求和未来挑战，提出解决方案以支持有效决策
- 了解关键利益相关者，在整个组织内建立并维护有效的工作关系
- 起草并发送团队沟通信息
- 组织和执行内部及外部活动，如异地会议、午餐会、讲座、研讨会和访客接待
- 安排国内和国际差旅，包括酒店预订、航班值机、签证、详细行程和海外交通
- 负责财务行政，如编制费用报销、审批采购订单请求、合同创建和报销等
- 作为联系人处理 incoming 请求，需要大量邮件往来
任职要求
- 热衷于支持和赋能他人，以支持领导为动力
- 积极主动，是自我驱动者且天生善于解决问题，无需指导即可预见需要完成的工作
- 高度有条理，善于管理优先级，能高效处理多个截止日期和任务，同时以周到的方式管理期望
- 能快速适应变化的需求并拥抱模糊性
- 展现卓越的行政能力，具有敏锐且出色的细节关注力
- 优秀的沟通者和积极的倾听者，具备高情商
- 能够跨团队建立关系并培养信任
- 具有协作精神，在团队环境中茁壮成长
- 主动寻找节省时间的解决方案和工具
- 对新工作方式持开放态度，充满好奇心并致力于持续改进